Lorsqu’on se prépare à faire son inventaire, le temps exigé nous préoccupe. On craint d’en perdre, alors qu’au contraire, si nous sommes bien structurés, on a tout à gagner! Un inventaire bien géré permet d’économiser non seulement du temps, mais se traduit rapidement par des économies et une réduction des pertes. Il s’agit donc d’un exercice essentiel, d’autant plus lorsqu’on sait que l’inventaire constitue la deuxième dépense d’importance de tout établissement vétérinaire!

Voici cinq trucs à appliquer dès maintenant pour gérer votre inventaire avec un maximum d’efficacité:

1. Travailler en équipe

Tous vos collègues doivent être sensibilisés aux coûts en temps et en argent que représente la négligence, car pour que la gestion de l’inventaire soit efficace, la rigueur est de mise. Donc, il faut que toute l’équipe participe à cet exercice, mais bien sûr, une personne doit être responsable d’en assurer le suivi. Les inventaires mensuels et annuels sont des opérations réalisées dans un temps donné, mais au quotidien, la discipline de chacun fait une différence. Pour éviter le gaspillage ou la surutilisation, prenez l’habitude de remettre toute chose à sa place et de vérifier avant d’ouvrir un produit s’il n’est pas en usage ailleurs dans l’établissement.

2. Accélérer l’inventaire mensuel

Il n’est pas absolument nécessaire d’effectuer un inventaire complet chaque mois, cela requiert beaucoup de temps qu’il serait préférable de consacrer aux soins. Pour faciliter le processus, catégorisez votre marchandise: nourriture, médicaments et équipements. Identifiez, pour chaque catégorie, 20 % des items qui sont utilisés quotidiennement; ce sont ceux qui seront l’objet de l’inventaire mensuel. Quant au 80 % restant, vous pourrez en faire l’inventaire à de plus longs intervalles. Imaginez le temps sauvé!

3. Premier entré, premier sorti!

Comment s’y prendre pour ne pas se retrouver avec trop des produits périmés?  Utilisez la méthode PEPS: premier entré, premier sorti!  Il faut d’abord disposer les trois catégories, soit nourriture, médicaments et équipements en trois espaces définis bien visibles dans votre local. Prenez quelques minutes de plus pour placer votre nouvelle marchandise derrière celle qui est déjà sur les tablettes, afin que les articles plus anciens se retrouvent à l’avant et sortent en premier.

4. Coder les médicaments

Jeter des médicaments expirés entraîne des pertes financières parfois lourdes et toujours inutiles. Pour éviter cela le plus possible et pour assurer l’intégrité des médicaments, il faut qu’en entrant dans votre local d’entreposage, au premier coup d’œil, vous soyez en mesure de visualiser les dates d’expiration. Pour y parvenir, on vous suggère d’utiliser des autocollants amovibles de couleur pour identifier les médicaments qui:

• Expireront cette année
• Seront périmés l’an prochain
• Ont une date de péremption dans deux ans.

5. Utiliser le volet inventaire de votre logiciel de gestion de pratique

Vous avez déjà en main un outil de choix pour gérer votre inventaire efficacement, car quel que soit le logiciel de votre établissement, il comporte un volet inventaire. Tirez-en profit en prenant le temps d’inscrire chaque produit et quantité. Ce faisant, n’oubliez pas d’indiquer les quantités minimum et maximum souhaitables pour chacun. Lorsque tout sera ficelé, vous ne ferez plus de commande approximative parce que le temps presse: vos commandes seront placées en quelques minutes et les erreurs réduites au minimum. C’est votre logiciel qui exécutera le travail en un rien de temps!